U programu Synesis, automatska knjiženja se provode na temelju konta koja su upisana u parametre dokumenta koji vrši knjiženja. Tako, na primjer, dokument Račun u parametrima ima konta kupca, prihoda, pdv-a,... i na temelju njih automatski knjiži račun u financijsko knjigovodstvo.
Izmjenjeni obrasci financijskog izvještavanja, obvezni za primjenu od 2016. godine, uvjetovali su prilagodbu kontnog plana koji, između ostalog, zahtijeva razlikovanje konta u slučaju međusobno povezanih poslovnih partnera. Tako, na primjer, umjesto jednog konta kupca, sada u kontnom planu trebaju biti tri konta:
- konto kupaca (koji nisu povezani s izdavateljem računa)
- konto kupaca koji su povezani unutar grupe
- konto kupaca koji su povezani sudjelujućim interesom.
Isto vrijedi i za dobavljaće, te za sva konta prihoda i rashoda.
Da ne bismo u parametrima svih dokumenata morali dodavati veliki broj novih konta, odlučili smo se jednostavniji pristup ovom problemu. U parametrima svih dokumenata i dalje će se upisivati samo konta za nepovezane poslovne partnere, a program će ih automatski zamjenjivati s odgovarajućim kontima, u slučaju kad je riječ o povezanom partneru.
U dokumentu Partner, dodano je novo polje 'Oblik povezanosti', čije su vrijednosti 'Nepovezan', 'Unutar grupe' i 'Sudjelujući interes'. Početna vrijednost ovog polja je 'Nepovezan', tako da ćete samo za one partnere koji su povezani s vašom tvrtkom, trebati promijeniti ovaj podatak na odgovarajuću vrijednost.
Prilikom automatskog knjiženja dokumenata koji na sebi imaju podatak o povezanom partneru, program će konta iz parametara zamijeniti s kontima koja ste definirali u ovoj tabeli. Pri tome će biti zamijenjena samo ona konta za koja su definirana zamjenska konta. Ako u ovoj tabeli nema zamjenskog konta, zamjena neće biti napravljena.
Zamjena konta se vrši automatski samo prilikom prvog spremanja novog dokumenta. Ako je dokument već ranije spremljen, pa naknadno mijenjan, kod ponovnog spremanja automatska zamjena više neće biti napravljena, ali ako su konta zamjenjena već prilikom prvog spremanja, takva će i ostati ako ih naknadno ručno ne mijenjate u parametrima.
DEFINIRANJE ZAMJENSKIH KONTA
U ovom dokumentu, klikom na gumb 'Učitaj konta upisana u parametre', program će automatski učitati sva konta koja se koriste u parametrima svih dokumenta, kako biste bili sigurni da niste zaboravili definirati zamjenu za neki konto. Učitavaju se samo konta iz klase '1', '2' i '7'.
Nakon što su konta automatski učitana, u tabelu možete dodavati zamjenska konta, i to posebno za partnere unutar grupe, a posebno za partnere povezane sudjelujućim interesom.
Nakon što upišete sve zamjene, klikom na gumb 'Spremi promjene', podaci o zamjenskim kontima biti će spremljeni.
Ako kasnije, tijekom godine, otvarate nove module ili dodajete nova skladišta, prodavaonice, i u njima definirate nova konta za knjiženje, ponovnim pozivanjem ovog dokumenta moći ćete dopisati i zamjenska konta za nova konta.
Korisnici koji nemaju povezanih partnera, ne moraju u ovu tabelu ništa upisivati, jer takvim korisnicima zamjenska konta nisu ni potrebna.
NAPOMENA
Ovaj dokument se ne može spremiti na klasičan način (tipkom F7:spremi), nego se samo izvršene izmjene spremaju klikom na gumb 'Spremi promjene'.