Analiza obrade osobnih podataka je dokument putem kojeg korisnici mogu evidentirati sve svoje obrade koje obuhvaćaju osobne podatke.
Dokument je namijenjen prvenstveno za analizu procesa koji se odvijaju izvan programa Synesis, budući da se procesi koje obuhvaća program Synesis mogu automatski učitati u Evidenciju obrade podataka.
Prilikom izrade dokumenta, posebnu pažnju posvetite ručnim obradama osobnih podataka, ali i podacima koji se obrađuju u drugim programima, kao što su Outlook (mail-ovi), Excell, Word i slični. Za svaki pojedini proces napravite po jedan dokument analize.
Ključićem 'Status dokumenta' definirati ćete da li se određena analiza uključuje u dokument Evidencija obrade podataka. Ako je ovaj ključić postavljen na 'Aktivan', analiza će biti učitana u dokument 'Evidencija obrade podataka', kad u tom dokumentu kliknete na gumb 'Učitaj analize podataka'.
Ako se tijekom vremena, neka od obrada osobnih podataka više ne izvršava, prije izrade nove, ažurirane verzije 'Evidencije obrade podataka', ključić 'Status dokumenta' postavite na 'Zaključen', i on više neće biti učitan.
NAPOMENA
Analiza obrade osobnih podataka je vrlo važan korak u procesu usklađenja voditelja obrade s odredbama Uredbe. Voditelji obrade su dužni znati gdje se sve nalaze osobni podaci u njihovim evidencijama, pa nema drugog načina da se napravi kvalitetna evidencija, nego da se ovim dokumentom evidentira svaka obrada. Prilikom izrade ovih dokumenata, ne zaboravite sve one podatke koje čuvate negdje u ormarima, jer i oni trebaju biti uključeni u analizu (ili bačeni u smeće).
ZAKLJUČAK GODINE
Prilikom zaključka godine, program u knjigu slijedeće poslovne godine prenosi sve podatke koji su upisani ovim dokumentom, kako biste u tekućoj poslovnoj godini imali uvid u sve dotadašnje aktivnosti propisane Općom uredbom o zaštiti podataka.