Procedura obrade zahtjeva ispitanika je dokument kojim se definira postupanje sa zahtjevima ispitanika vezanih za ostvarenje njihovih prava.
Prije nego što započnete izradu dokumenta, u parametrima dokumenta upišite slijedeće podatke:
OSOBA ZADUŽENA ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA
Ovim parametrom određujete da li je to direktor tvrtke, Službenik za zaštitu osobnih podataka (samo ako ste ga službeno imenovali) ili neka treća osoba, zadužena za zaštitu osobnih podataka (koja nije Službenik ZOP-a !!).
Početna vrijednost ovog paramtera je 'Direktor' tvrtke, jer je on odgovoran za provođenje Uredbe.
KONTAKT PODACI O OSOBI ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA
Ovdje upisujete titulu, ime i prezime, telefon i e-mail osobe koja će u Proceduri biti postavljena kao osoba za kontakt u slučaju povrede osobnih podataka.
UČITAVANJE PREDLOŠKA
Nakon što ste upisali parametre, klikom na gumb 'Učitaj predložak' program će automatski učitati prijedlog teksta Procedure, kojeg možete dopunjavati i/ili mijenjati prema vlastitom izboru. Vodite računa da je predloženi tekst vrlo jednostavan jer smo ga namijenili manjim poduzetnicima s jednostavnim poslovnim procesima. Ukoliko je vaše poslovanje složenije, posvetite dovoljnu pažnju modificiranju ovog teksta kako bi odgovarao vašim potrebama.
Prilikom učitavanja podataka, program će u polja za upis osobe koja je zadužena za obradu zahtjeva ispitanika prenijeti podatke iz parametara, ali se oni mogu i ručno promijeniti, ako je za taj zadatak određena druga osoba.
Ako već imate napravljenu jednu ili više procedura, prilikom izrade nove verzije (npr, promijenila se kontakt osoba) procedure, program će automatski u završnu odredbu staviti klauzulu da se prethodna Procedura stavlja van snage.
ISPIS DOKUMENTA
Prilikom ispisa dokumenta, dokumentu dodajte zaglavlje s podacima o vašoj tvrtki, a u potpise upišite funkciju (i ime osobe ?) koja je donijela dokument.
ZAKLJUČAK GODINE
Prilikom zaključka godine, program u knjigu slijedeće poslovne godine prenosi sve podatke koji su upisani ovim dokumentom, kako biste u tekućoj poslovnoj godini imali uvid u sve dotadašnje aktivnosti propisane Općom uredbom o zaštiti podataka.