Zahtjev ispitanika je dokument za evidentiranje i obradu zahtjeva ispitanika u vezi s njihovim osobnim podacima.
Zahtjevi mogu biti pravo na uvid podataka, pravo na ispravak podataka ili pravo na zaborav (brisanje ili anonimiziranje podataka).
Posebno skrećemo pažnju da ste obavezni nesumnjivo utvrditi identitet ispitanika, da ne bi došlo do uručivanja osobnih podataka neovlaštenoj osobi. Ovakvi zahtjevi ne smiju se primati telefonom niti na bilo koji drugi način kod kojeg nije moguće utvrditi identitet.
Da biste nesumnjivo dokazali da ste utvrditli identitet, preporućamo da napravite presliku identifikacijskog dokumenta, ali preporuka je da se kod izrade preslike prekrije fotografija ispitanika, jer se to može smatrati 'prekomjernim uzimanjem osobnih podataka'.
Kad su podaci o ispitaniku upisani, klikom na gumb 'Učitaj podatke', program će automatski pretražiti bazu podataka u programu Synesis i u odgovarajućem polju prikazati sve pronađene podatke. Skrećemo pažnju da ovo nije nužno sve što treba učiniti, jer se podaci o ispitaniku mogu nalaziti i u drugim programima. Ako ih ima, dopišite te informacije u predviđeno polje.
Nakon što ste ustanovili sve podatke koje posjedujete o ispitaniku, u polje 'Odgovor na zahtjev' upišite na koji ste način udovoljili uzahtijevu, ili, ako ste ga odbili, objasnite zašto.
Razlozi za odbijanje mogu biti utemeljneni na zakonskim odredbama, jer, na primjer, podatke o radnicima morate trajno čuvati, pa se oni ne smiju brisati, bez obzira na zahtjev ispitanika. Također, i za mnoge druge dokumente postoje propisani rokovi čuvanja podataka.
U polju 'Status dokumenta' upišite 'aktivan' dok je obrada zahtjeva u tijeku, a kad je jednom završena, status postavite na 'Zaključen'. Na ovaj način možete imati jednostavniji pregled otvorenih zahtjeva ispitanika.
Ukoliko ispitanik zahtijeva brisanje svojih podataka, ono se ne provodi automatski od strane programa, već ga svaki korisnik treba napraviti ručno, služeći se pregledom pronađenih podataka. Napominjemo da kod zahtjeva za brisanjem podataka posebnu pažnju treba obratiti na zakonske rokove čuvanja dokumentacije (na primjer, račun treba čuvati najmanje 11 godina). U slučaju da u knjizi imate upisan bilo kakav dokument koji koristi podatke o partneru, podaci o partneru neće se moći obrisati prije nego što se obrišu svi povezani dokumenti. Isto vrijedi i za ostale šifrarnike (radnik iz modula plaća i kadrova, porezni obveznik iz modula honorari...).
Podaci o radnicima i obračunima plaća moraju se trajno čuvati, pa brisanje takvih podataka nije prepručljivo.
ANONOMIZACIJA PODATAKA
Umjesto brisanja podataka, korisnici se mmogu odlučiti na anonimizaciju osobnih podataka, koja se radi tako da se umjesto stvarnih osobnih podataka upišu zamjenski podaci, koji sprječavaju identifikaciju ispitanika. Na primjer, kod partnera je dovoljno u naziv partnera napisati 'Anominiziran' ili 'GDPR zaštita'. Također, i u ostala polja koja identificiraju partnera (OIB, adresa, e-mail, koontakt osobe,...) mogu se upisati slične oznake, ili ostaviti prazne.
Ukoliko se radi o kontakt osobi unutar tvrtke, dovoljno ju je obrisati iz tabele kontakt osoba (u dokumentu Partner), bez da se mijenjaju podaci o tvrtki. Isto vrijedi i za e-mail adresu koja u sebi sadrži ime ispitanika. Takva e-mail adresa smatra se osobnim podatkom, pa ju, na zahtijev ispitanika, treba ukloniti iz evidencije.
Anonimizacija se ne provodi automatski, jer se prije ovog postupka treba provjeriti da li su ispunjeni uvjeti (npr, da li ispitanik ima otvorene stavke, račune mlađe od 11 godina,...).
ISPIS OBRASCA
Prazan obrazac za zahtjev ispitanika možete ispisati iz ovog dokumenta, odabirom načina ispisa 'Zahtjev ispitanika - obrazac'.
ZAKLJUČAK GODINE
Prilikom zaključka godine, program u knjigu slijedeće poslovne godine prenosi sve podatke koji su upisani ovim dokumentom, kako biste u tekućoj poslovnoj godini imali uvid u sve dotadašnje aktivnosti propisane Općom uredbom o zaštiti podataka.