Dokument Prijava gosta koristi se za unos podataka u knjigu gostiju.
Ovim dokumentom upisuju se i domaći i strani gosti istovremeno.
U polje 'Datum prijave' upisuje se početni datum boravka gosta. Nakon toga se upisuju podaci o gostu (ime, prezime, datum rođenja,...) Ovi podaci se mogu upisivati direktno u ovaj dokument, ali se mogu i birati iz dokumenta Stalni gost, ako su podaci o gostu već prethodno upisani. Kad ste na polju 'Ime gosta', pritisnite tipku F11 i otvoriti će vam se tabela sa svim do sada upisanim stalnim gostima. Iz ove tabele odaberite jednog od gostiju i pritisnite tipku ENTER. Podaci o gostu biti će automatski učitani u dokument 'Prijava gosta'.
Ako gost još nije upisan u dokument Stalni gost,, a želite ga upisati, nakon što pritisnete tipku F11 (nakon što vam se otvori tabela Stalnih gostiju), Pritisnite tipku F7:novi i otvoriti će vam se ekran za upis podataka o novom stalnom gostu. Nakon što upišete i pospremite podatke o stalnom gostu, odaberite ga iz tabele gostiju i podaci će biti automatski učitani u dokument 'Prijava gosta'.
Ako podatke o gostu ne želite trajno sačuvati, tada ne otvarajte tabelu gostiju, već podatke o gostu direktno upišite u dokument 'Prijava gosta'.
Nakon osnovnih podataka o gostu, za strane goste potrebno je još upisati i podatke o državljanstvu, te o graničnom prijelazu preko kojeg su ušli u zemlju.
Na kraju se upisuje predviđen broj dana boravka, te status gosta za obračun boravišne takse.
Obračun boravišne takse vrši se automatski od strane programa. Da bi obračun bio točan i moguć, potrebno je da prije prvog korištenja ovog dokumenta, u parametre dokumenta upišete podatke o datumima početka godine, predsezone, sezone, posezone i datum kraja posezone (prvi dan iza posezone), kako bi program mogao automatski obračunati broj dana i pripadnost datuma sezoni, predsezoni, itd....
Korisnici koji su pašalni obveznici boravišne pristojbe, obračun boravišne pristojbe mogu isključiti putem parametra 'Obračun boravišne pristojbe:DA/NE'.
GRUPA GOSTIJU
Ako gost pripada grupi gostiju, i ako ste dokumentom Grupa gostiju definirali odabranu grupu, tada prilikom unosa podataka o gostu možete upisati šifru grupe gostiju, i program će automatski učitati sve podatke koji su zajednički za čitavu grupu.
VAŽNA NAPOMENA:
Predviđeni broj dana kao i predviđen datum odjave gosta istovremeno se u programu koristi i kao stvarni datum odjave gosta. Stoga, za goste koji su ostali duže ili kraće od predviđenog, potrebno je u dokumentu 'Prijava gosta' naknadno ispraviti broj dana boravka, kako bi odjava gosta prema turističkoj zajednici i obračun boravišne takse bili točni.
NAJČEŠĆA VRSTA USLUGE
Kod najvećeg broja objekata, kao vrsta usluge najčešće se javlja jedna te ista usluga, ovisno o tipu objekta. Tako je kod kampa, najčešća usluga tipa 'Kamp', kod motela 'Noć-doručak' itd... Prilikom upisa prijave gosta, neophodno je za svakog gosta upisati vrstu usluge. Da ne bi morali svaki puta odabirati svoju najčešću vrstu usluge ručno, parametrom 'Najčešća vrsta usluge' definirajte svoju najčešću uslugu i program će automatski kod prijave gosta, polje 'Vrsta usluge' postavljati na odabranu vrijednost. Na ovaj način ubrzavate unos podataka kod prijave gosta.
SAMO ZA KORISNIKE GRUPE RECEPCIJA
BROJ SOBE
Korisnici koji koriste i grupu Recepcija, u dokument Prijava gosta upisuju i broj sobe. Ovime se automatski evidentira ulazak gosta u sobu, te se omogućuje praćenje slobodnih i zauzetih soba. Nakon što upišete broj sobe, program će prikazati broj gostiju koji se već nalaze u sobi, kao i prezime jednog od njih. Ukoliko je soba prazna, broj gostiju će biti 0, a prezime prazno.
POPUST
Nakon broja sobe, upisuje se postotak popusta kojeg odobravate gostu na standardne cijene. To može biti, npr. 50 % popusta za djecu do 12 godina, ili bilo koji drugi popust kojeg odobravate.
CJENIK
Nakon popusta, upisuje se šifra cjenika koja se primjenjuje na odabranog gosta. Budući da se u dokumentu Soba (grupa Recepcija) uz podatak o sobi upisuje i šifra cjenika koji se prim