Dokument Izvanpansionska potrošnja koristi se za izradu rekapitulacije gotovinskih računa koje je gost napravio u hotelu (šank, restoran,...) a ne naplaćuju se odmah već prilikom odjave gosta.
Podatke o ovim računima program automatski učitava iz dokumenta Gotovinski računi. Ukoliko u trenutku odjave gosta nisu upisani svi računi u dokument 'Gotovinski računi', potrebno ih je prvo tamo upisati, a nakon toga napraviti dokument Izvanpansionska potrošnja.
Podaci o gotovinskim računima mogu se upisivati i direktno, bez da se prethodno upisuju u dokument Gotovinski računi. Ovakav način rada preporuča se samo kod vrlo malih hotela, gdje je praćenje naplate jednostavno, jer u tom slučaju nisu dostupni izvještaji o izdanim i nenaplaćenim gotovinskim računima jer se oni temelje na podacima upisanima u dokument Gotovinski računi.
Posebno se preporuča korištenje dokumenta Gotovinski računi u slučaju kada se koristi program SynesisPOS. Usklađenje gotovinskih računa između kase i recepcije moguće je samo ako se svi računi prvo učitavaju u dokument 'Gotovinski računi'.
HOTELSKE KARTICE
Korisnici koji koriste hotelske kartice, u podacima o gotovinskim računima imaju naveden i broj hotelske kartice kojom su podmireni računi za izvanpansionsku potrošnju. Prilikom odjave, gost mora vratiti karticu na recepciju, kako je više ne bi mogao koristiti. Ovo je posebno važno ako program SynesisPOS (POS kasa) nije povezan s programom Synesis, te zbog toga ne može provjeriti da li je račun gosta zatvoren.
Ukoliko je SynesisPOS povezan s programom Synesis, hotelska kartica se ne prihvaća za plaćanje računa na kasi ako je prijava gosta zatvorena (ako je već izdan Račun H ili napravljena Odjava gosta), sve dok se kartica ponovo ne izda novom gostu.
Detaljne informacije o povezivanju programa Synesis i SynesisPOS, nalaze se u 'Najčešćim pitanjima', pod točkom 'Veza Synesis-SynesisPOS'.