AUTOMATSKA IZRADA RAČUNA je dokument za automatsko generiranje računa odabranoj skupini kupaca.
Dokument je posebno namijenjen korisnicima koji periodično (npr. mjesečno, godišnje) izdaju gotovo uvijek iste račune istoj grupi kupaca. (npr. mjesečni najam, knjigovodstvene usluge, pretplata na časopise,..)
Prije izrade računa, potrebno je upisati datum izdavanja računa, datum isporuke i rok plaćanja odnosno datum dospijeća računa.
U tabelu 'Kupci' upisuju se podaci o kupcima, artiklima, količinama i cijenama koji će biti predmet računa. Podaci se mogu upisivati ručno, ali i automatski učitavati iz dokumenta 'Lista kupaca'. U jedan dokument Automatska izrada ponuda mogu se učitati i podaci iz više lista kupaca istovremeno. Više informacija o listama kupaca možete pronaći u pomoći dokumenta LISTA KUPACA.
OSLOBOĐENJE OD PDV-a
Ako se u popisu stavaka nalaze artikli čija stopa PDV-a ima oslobođenje od PDV-a, klikom na gumb 'Odaberi klauzulu' treba odabrati osnov oslobođenja. Pri tome treba voditi račuina da svi računi s liste mogu imati samo jedan osnov oslobođenja. Ukoliko imate artikle i/ili kupce s različitim osnovama oslobođenja, potrebno je napraviti odvojene liste, za svako oslobođenje.
NAPRAVI DOKUMENTE
Klikom na gumb 'Napravi dokumente', program će započeti s automatskim generiranjem računa prema podacima koji se nalaze u tabeli.
Korisnici koji imaju modul Fiskalizacija, trebaju voditi računa o činjenici da će svi računi biti označeni s načinom plaćanja 'Transakcijski račun', pa ovaj način izrade računa nije pogodan za izdavanje računa koji se plaćaju gotovinom ili karticama.
SLANJE MAIL-OM
Ako je odabrano slanje mail-om, program će automatski, nakon izrade svakog pojedinog dokumenta, napraviti e-mail poruku za primatelja dokumenta i prebaciti je u program za slanje mail-ova (Outlook, Live mail, ..). U tom slučaju ćete vjerojatno dobiti poruku od WIndows-a da program Synesis pokušava pristupiti programu za slanje mail-ova i tražiti će vaše dopuštenje. Ovo dopuštenje će možda biti potrebno ponoviti za svaki poslani e-mail.
SLANJE EFAKTURE / ISPIS
Koriisnici koji imaju aktiviranu uslugu eFaktura, klikom na ovaj gumb mogu automatski poslati račune u sustav eFaktura. Pri tome će biti poslani samo računi za kupce koji su također u sustavu eFaktura. Za ostale kupce, program će automatski ispisati jedan primjerak računa na papir, za slanje poštom. Na ovaj način dobivate ispisane sve račune koje treba slati poštom ( jer u njima nema računa koji su poslani u sustav eFaktura).
U stupcu 'Status računa' program će upisati identifikator računa iz sustava eFaktura, ako je račun poslan u sustav. Za ostale račune, koji se ne šalju u sustav eFaktura, u statusu će pisati 'ispisan'.
ISPIS DOKUMENATA
Klikom na gumb 'Ispis svih dokumenata' možete odjednom ispisati sve račune.
PODACI O NARUDŽBI
Ako želite na računu iskazati i podatke o narudžbi (broj i datum), onda u parametrima dokumenta odaberite Prikaz pollja za narudžbu:DA, izađite iz dokumenta i ponovo ga pokrenite. Sada će tabela sadržavati dva dodatna polja za upis podataka o narudžbi.