Mnogi korisnici ponekad imaju potrebu za nekom dodatnom analizom podataka i/ili podjelom dokumenata na grupe. Na primjer, ako želite pratiti neki određeni posao ili projekt, dokumentom 'Oznaka dokumenta' možete definirati šifru za taj posao, a onda s tom šifrom označavati sve dokumente koji su vezani uz taj posao.
Na primjer, ako je riječ o nekom posebnom ugovoru u veleprodaji, stavljanjem oznake dokumenta na sve primke i izdatnice vezane za taj posao, može se dobiti čak i skladišna kartica artikala samo za taj ugovor.
Oznake dokumenata možete koristiti i za označavanje operatera (radnika) koji je radio neki dokument. Ukratko, mogućnosti su velike, a samo o vama ovisi kako će ih upotrijebiti.
Sustav označavanja dokumenata radi na slijedeći način:
1. Dokumentom 'Oznaka dokumenta' prvo se definiraju oznake.
2. Nakon što definirate oznake, na svim drugim dokumentima, u zaglavlju dokumenta pronaći ćete padajući izbornik u kojem možete odabrati oznaku.
3. Prilikom ispisa bilo kojeg izvještaja, moći ćete odabrati da li želite podatke za sve dokumente, ili samo za dokumente s određenom oznakom.
U podacima o knjizi (F3 knjige->gumb 'Podaci o knjizi') nalaze se još dvije opcije vezane uz oznake dokumenata:
1) Ponavljanje oznaka
- Aktiviranjem ove opcije, program će automatski na sve nove dokumente upisivati istu oznaku koju ste prvi puta odabrali.
- Ova opcija je namijenjena onim korisnicima koji će oznake koristiti za prepoznavanje operatera (radnika)
2) Ispis oznaka
- Aktiviranjem ove opcije, program će, prilikom ispisa dokumenta, na dnu stranice ispisati i oznaku dokumenta
Dokumente nije obavezno označavati. Za dokumente koji ne nose nikakvu posebnu oznaku, na izborniku oznaka pisati će '*Nema oznake'. U slučaju ispisa oznaka, tekst '*Nema oznake' neće biti ispisan.
Ukoliko nemate potrebu za korištenjem oznaka, u dokument 'Oznaka dokumenta' nemojte upisati niti jednu oznaku, pa se izbor oznaka neće ni pojavljivati na drugim dokumentima.
BOJA OZNAKE
Prilikom definiranja oznake dokumenata, osim šifre oznake moguće je definirati i boju oznake. Ova boja je vidljiva samo na ekranu, prilikom prikaza dokumenta, kako bi se vizualno brže prepoznavali dokumenti s posebnim oznakama. Na raspolaganju je 6 različitih boja, a više oznaka može nositi istu boju. Boju oznake možete uvijek naknadno i promijeniti.
IZVJEŠTAJI
Osim mogućnosti da se na svim izvještajima 'filtriraju' podaci prema posebnim oznakama, u modulu Osnovni podaci, postoje dva izvještaja koji pružaju pregled i rekapitulaciju dokumenata po oznakama.
NAPOMENA
Oznake dokumenata mogu se isključivo koristiti za 'filtriranje' podataka u izvještajima. Oznake nije moguće koristiti za filtriranje podataka na dokumentima-obrascima (kao što su bilanca stanja, PDV obrazac i slično).