Dokument Zamjenske šifre roba namijenjen je za unos podataka o šiframa roba koje koriste vaši poslovni partneri (kupci i/ili dobavljači).
Upotreba zamjenskih šifri omogućuje da se podaci o artiklima na računu automatski prenose između kupaca i dobavljača putem datoteke. Prodavatelj podatke o artiklima može snimiti, a kupac učitati iz datoteke i automatski napraviti primku (kalkulaciju).
Pri tome je neophodno da i jedni i drugi u tom procesu koriste iste šifre roba, kako bi se mogle automatski proknjižiti kod kupca. Budući da to u većini slučajeva nije tako, neophodno je, bilo kod prodavatelja, bilo kod kupca, imati tabelu zamjenskih šifri, u kojoj je zapisano koja vaša šifra robe odgovara šifri vašeg poslovnog partnera. Kad su ovi podaci jednom upisani, automatska konverzija šifri je moguća i jednostavna za korištenje.
Konverzija šifri roba je moguća na dva načina:
1) Korištenjem zamjenskih šifri mogu se podaci dobiveni od dobavljača (koji sadrže njegove šifre) pretvoriti u vlastite šifre prilikom izrade primke za robu
2) Prilikom snimanja podataka u datoteku, mogu se odmah zamijeniti vaše šifre roba s šiframa vašeg kupca kako on ne bi morao upisivati zamjenske šifre prilikom učitavanja podataka koje mu vi šaljete.
U bilo kojem od ova dva slučaja, uvijek je dovoljno da samo jedna strana upiše zamjenske šifre. Štoviše, ne preporuća se da obadvije strane u procesu razmjene upisuju zamjenske šifre, jer bi tada moglo dolaziti i do grešaka, ukoliko obadvije strane koriste istu šifru za različite proizvode. Tada bi zamjena šifri imala za posljedicu zamjenu artikla koji se učitava kod kupca.
Zamjena šifri se odvija automatski, bilo kod učitavanja podataka (primke), bilo kod izrade datoteke za kupca, ukoliko za odabranog poslovnog partnera u tabeli zamjenskih šifri postoje podaci o njegovim šiframa roba. I to je sve. Dakle, ako želite za nekog kupca pripremiti datoteku s njegovim šiframa roba, dovoljno je da za odabranog partnera u tabelu zamjenskih šifri upišete njegove šifre i program će automatski kod izrade datoteke izvršiti zamjenu šifri. (Na samom računu će i dalje pisati vaše šifre roba, dok će u datoteci biti snimljene njegove šifre).
Isto tako, ako vam dobavljač šalje datoteku na kojoj su upisane njegove šifre roba, onda za tog dobavljača treba upisati zamjenske šifre i konverzija će biti automatski napravljena prilikom učitavanja.
Ako vam dobavljač šalje datoteku na kojoj je već izvršio zamjenu svojih šifri s vašima, tada u tabeli zamjenskih šifri ne treba (čak se niti ne smije) upisivati zamjenske šifre.
Dakle, prije korištenja ove funkcije, potrebno je da se dogovorite sa svojim poslovnim partnerima tko će vršiti konverziju šifri roba.
UNOS PODATAKA
Nakon što upišete podatak o partneru čije šifre upisujete, u tablici roba prvo ćete odabrati vlastitu šifru robe iz svojeg šifrarnika, te uz nju upisati šifru koju koristi vaš partner za isti artikal.
Moduli Prodaja i Robno, (dokumenti Račun, Otpremnica i Račun-otpremnica) omogućuju izradu datoteke s podacima o robama koje su navedene na računu (otpremnici). Moduli Robno, Maloprodaja i Materijalno omogućuju učitavanje ovako napravljenih datoteka.
Dodatne informacije o ovoj funkciji možete pročitati u opisu dokumenata Račun, Račun-otpremnica i Otpremnica, odnosno Primka, Primka PKV, Primka PKT i Primka M.
NAPOMENA
Korisnici koji od svojih dobavljača kupuju materijal, a ne robe, zamjenske šifre materijala upisuju putem dokumenta Zamjenske šifre materijala, a ne putem ovog dokumenta.
Za robe koje imaju istu šifru, (npr. artikli koji se evidentiraju prema barcode-u) nije potrebno upisivati podatke o zamjenskim šiframa, jer su iste i kod vas i kod vašeg dobavljača.
IZRADA DATOTEKE
Prilikom snimanja podataka, program datoteku s podacima o računu uvijek snima na root direktorij diska po vašem izboru. Ako je to USB stick, odmah nakon snimanja može se uručiti kupcu zajedno s artiklima.
Datoteka se može kupcu poslati i putem e-maila kao attachment. U tom slučaju, primatelj datoteku treba spremiti u root direktorij bilo koj