Račun H je osnovni dokument za odjavu gosta uz istovremenu izradu računa za hotelske usluge. Račun H namijenjen je za izdavanje fizičkim osobama (koje nisu obveznici PDV-a). Za izdavanje računa poreznim obveznicima (pravnim i fizičkim), treba koristiti dokument Račun HP.
Ukoliko se želi gosta samo odjaviti, bez izrade računa, tada treba koristiti dokument Odjava gosta.
Podaci za račun učitavaju se automatski iz podataka o prijavi gosta, te na računu nije moguće vršiti nikakve izmjene podataka o boravku gosta. Za sve izmjene o boravku, potrebno je izmijeniti odgovarajući dokument Prijava gosta, te nakon toga izraditi Račun H.
VRSTA RAČUNA
Računi se mogu izdavati za svakog gosta pojedinačno, zbirno za sve goste u jednoj sobi, ili zbirno za čitavu grupu gostiju. Vrstu računa birate tako što u polju 'Vrsta računa' odaberete jednu od ponuđenih vrijednosti: individualni, za sobu ili za grupu.
RAČUN ZA JEDNOG GOSTA
Ako odaberete individualni račun, tada se u polje 'broj prijave' upisuje broj prijave gosta za kojeg radite račun. Program će automatski učitati podatke o boravku gosta na temelju dokumenta Prijava gosta.
RAČUN ZA SOBU
Ako odaberete račun za sobu, tada se u polje 'broj sobe' upisuje broj sobe za koju radite račun. Program će automatski učitati podatke o svim gostima za odabranu sobu.
RAČUN ZA GRUPU GOSTIJU
Ako odaberete račun za grupu gostiju, tada se u polje 'šifra grupe' upisuje šifra grupe gostiju za koju radite račun. Program će automatski učitati podatke o svim gostima za odabranu grupu gostiju.
KOMBINIRANI RAČUNI
Ukoliko imate grupu gostiju koja želi zajednički račun za sve goste osim, npr. jednoga od njih, tada ćete prvo napraviti individualni račun za odabranog gosta, a nakon toga račun za grupu gostiju. Na tako napravljenom računu, gost koji je već prethodno dobio individualni račun, neće biti iskazan s ostatkom grupe. Isto vrijedi i kod računa za sobu.
Ako je za odabranog gosta (sobu ili grupu gostiju) već napravljen Račun H (ili Odjava gosta), tada program neće učitati nikakve podatke, već će javiti da je gost odjavljen.
BORAVIŠNA TAKSA
Na temelju podataka o statusu gosta i trajanju boravka, program će automatski izvršiti obračun boravišne takse.
OSTALE USLUGE
Na računu H mogu se, osim osnovnih usluga, iskazati i zaračunati dodatne usluge hotela, kao što su npr. trošak prijave gosta, pranje rublja, naknada za kućne ljubimce, naknada za garažu, telefon i slično. Podaci o ovim uslugama prvo moraju biti upisani u šifrarnik ostalih usluga (dokument Usluge).
Ostale usluge koje se navedu na Računu H biti će iskazane zajedno s osnovnim uslugama. Ukoliko gost želi odvojen račun za ostale usluge, tada se one ne upisuju na Račun H, već se obračunavaju i naplaćuju izdvojeno putem dokumenta Račun HO. Račun HO koristi se i kada je riječ o agencijskim gostima, koji osim osnovnih usluga (koje plaća agencija) imaju i dodatne usluge (koje plaćaju sami).
Račun HO mora biti napravljen prije Računa H, jer kad je gost jednom odjavljen više se za njega ne mogu raditi dodatni računi.
ISPIS POZIVA NA BROJ
Prilikom ispisa računa, moguće je ispisati i poziv na broj kojeg kupac treba upisati na nalog za plaćanje. Da bi poziv na broj bio ispisan na računu, potrebno je na ekranu za postavke ispisa, staviti kvačicu u polje 'Ispis poziva na broj'.
Poziv na broj generira se automatski, a sastoji se od tri dijela koji imaju slijedeću strukturu:
Šifra_Partnera - Broj_dokumenta - Tip_Računa
Šifra_Partnera predstavlja šifru partnera iz dokumenta Partner.
Broj_Dokumenta predstavlja redni broj računa.
Tip_Računa označava o kojem se računu radi
Za dokument Račun H, tip računa je '30'.
AUTOMATSKO KNJIŽENJE
Dokument Račun H automatski knjiži:
- Financijsko
- Konto zaduženja recepcije za ostvareni promet
(za račune čiji je tip računa 'Gotovinski' ili 'R račun')
- Konto potraživanja od kupca
(za račune čiji je tip računa 'R virman')