Račun HO namijenjen je za izradu posebnog računa za dodatne usluge hotela, koje su iskazane odvojeno od osnovnog računa.
Iako ove usluge mogu biti obračunate i naplaćene i kroz dokument Račun H, upotreba Računa HO je neophodna u slijedećim slučajevima:
- kada gost želi da su dodatne usluge iskazane na posebnom računu
- kada je riječ o agencijskom gostu, čiji Račun H glasi na agenciju, a gost, osim osnovnih usluga ima i dodatne usluge koje se naplaćuju direktno od gosta.
Račun HO treba napraviti prije nego što se napravi Račun H, jer kad je gost jednom odjavljen, više se ne mogu raditi dodatni računi za gosta.
Za jednog gosta (sobu ili grupu gostiju) može se napraviti i više računa HO, sve dok gost, soba ili grupa gostiju nije odjavljena.
Podaci u Račun HO upisuju se na isti način kao i kod Računa H (za individualnog gosta, za sobu ili za grupu gostiju). Stoga sve upute za popunjavanje Računa H vrijede i za Račun HO, osim što na računu HO nema osnovnih usluga niti boravišne takse, niti se računom HO ne odjavljuje gost.
NAPOMENA
Podaci o osnovnim uslugama koji su upisani u dokument Prijava gosta NE UČITAVAJU se automatski u dokument Račun HO. Automatsko učitavanje ostalih usluga vrši se samo na dokumentu Račun H.
ISPIS POZIVA NA BROJ
Prilikom ispisa računa, moguće je ispisati i poziv na broj kojeg kupac treba upisati na nalog za plaćanje. Da bi poziv na broj bio ispisan na računu, potrebno je na ekranu za postavke ispisa, staviti kvačicu u polje 'Ispis poziva na broj'.
Poziv na broj generira se automatski, a sastoji se od tri dijela koji imaju slijedeću strukturu:
Šifra_Partnera - Broj_dokumenta - Tip_Računa
Šifra_Partnera predstavlja šifru partnera iz dokumenta Partner.
Broj_Dokumenta predstavlja redni broj računa.
Tip_Računa označava o kojem se računu radi
Za dokument Račun HO, tip računa je '31'.
AUTOMATSKO KNJIŽENJE
Dokument Račun HO automatski knjiži:
- Financijsko
- Konto zaduženja recepcije za ostvareni promet
(za račune čiji je tip računa 'Gotovinski' ili 'R račun')
- Konto potraživanja od kupca
(za račune čiji je tip računa 'R virman')
- konto obveze PDV-a za PDV na računu
- konto prihoda za usluge prema stopama PDV-a
- PDV
- Knjigu izlaznih računa (samo za izdavatelje R1 računa - poduzeća)
STORNIRANJE RAČUNA
Klikom na gumb 'Storno' na vrhu dokumenta, otvara se prozor s podacima potrebnim za storniranje računa. U prozoru se nalazi datum storniranja (postavljen na tekući datum), a korisnik ga može i promijeniti. Klikom na gumb 'Datum storna jednak datumu originalnog dokumenta', datum storniranja biti će postavljen na datum dokumenta koji se stornira.
Klikom na OK gumb (zelena kvačica), program će izvršiti storniranje dokumenta na način da će generirati novi dokument koji će biti istovjetan originalnom dokumentu, ali će svi iznosi biti suprotnog predznaka.
FISKALIZACIJA RAČUNA
Korisnici koji imaju modul Fiskalizacija, u parametrima dokumenta imaju dva nova parametra koje obavezno treba upisati prije izrade prvog računa. To se 'šifra naplatnog uređaja' i 'šifra operatera' blagajne.
Za dodatne informacije o ovim šiframa, proučite pomoć dokumenata 'Naplatni uređaj' i 'Operater blagajne'.
Osim novih parametara, na kraju dokumenta nalazi se još i red s obveznim podacima prema Zakonu o fiskalizaciji u prometu gotovinom. Od svih podataka koji se nalaze u ovom redu, za unos su dostupni samo 'način plaćanja' i 'šifra operatera' blagajne. Ostali podaci su nedostupni i ne mogu se mijenjati od strane korisnika. Tako, na primjer, datum i vrijeme izdavanja računa uvijek se preuzimaju iz samog računala, a prikazuju datum i vrijeme kad je dokument kreiran (prvi puta spremljen). Naknadne izmjene dokumenta ne mijenjaju originalni datum i vrijeme izrade dokumenta.
Broj računa u trodjelnoj formi (koja osim broja računa sadrži još i šifru poslovnog prostora i naplatnog ur