Račun je dokument za izradu računa kupcu.
U grupi Prodaja postoje dva dokumenta za izradu računa koji imaju različitu namjenu. Jedan je Račun, a drugi je Račun-otpremnica. Ova dva dokumenta razlikuju se po načinu kako knjiže skladište roba odnosno gotovih proizvoda. Dokument Račun-otpremnica istovremeno s izradom računa rasknjižava i skladište roba (materijalno i financijski) , dok dokument Račun ne knjiži promet skladišta (ni materijalno ni financijski). Ovo je stoga što se uz dokument Račun uvijek koristi i dokument Otpremnica, koja sama knjiži razduženje skladišta (materijalno i financijski). (Dakako, ako se na računu fakturiraju samo usluge, tada dokument Otpremnica nije ni potreban).
Korisnici čiji je poslovni proces takav da posebno izdaju robu, a naknadno račune, za evidentiranje izlaza robe koristiti će dokument Otpremnica (iz grupe 'Robno'), a za fakturiranje će koristiti dokument Račun.
Korisnici koji istovremeno izdaju i robu i račun, umjesto ova dva dokumenta mogu koristiti samo dokument Račun-Otpremnica jer on u sebi objedinjuje knjiženja dokumenata Račun i dokumenta Otpremnica.
Prilikom izrade dokumenta Račun u polje 'otpremnica' upisuje se broj i datum dokumenta Otpremnica na temelju kojeg se izdaje račun. Kad upišete broj otpremnice, u tijelo računa biti će automatski učitani svi artikli s odabrane otpremnice, pa ih na računu ne treba posebno upisivati.
Ako dokumentom Račun fakturirate uslugu, tada se u polje R.Broj dostavnice ne upisuje ništa, već se u podacima o artiklima upisuju podaci o usluzi.
Izdavanje kombiniranog računa, na kojem se fakturiraju i robe i usluge, vrši se tako da se u polje R.Broj dostavnice upiše broj Otpremnice kojom je izdana roba, te se, automatski učitanim podacima o artiklima, ručno dopisuju još i podaci o uslugama, kako bi račun bio cjelovit.
Korisnici koji ne koriste robno knjigovodstvo (grupu 'Robno') i nemaju dokument Otpremnica, u dokumentu RAČUN nemaju polje 'Dostavnica'. Takvi korisnici prilikom izrade računa podatke o robama i uslugama upisuju direktno na račun.
Ako prilikom izrade dokumenta Račun, u polje 'Broj ponude' upišete broj vaše ponude koju ste izradili dokumentom Ponuda, tada će program automatski u podatke o robama prenijeti sve podatke koji su se nalazili na odabranoj ponudi. Ovu mogućnost će koristiti samo oni korisnici koji ne koriste dokument Otpremnica.
Dokument Račun kao matične podatke koristi dokumente Partner i Rroba.
Dokument Račun ne provjerava stanje zaliha prilikom izrade računa, budući da se dokumentom Račun ne mijenja stanje na skladištu. (To se čini dokumentima Račun-Otpremnica i dokumentom Otpremnica iz grupe Robno)
IZMJENA CIJENE
U parametrima dokumenta nalazi se i parametar Izmjena cijene, čija je početna vrijednost postavljena na 'DA'. Ako se ovaj parametar postavi na 'NE', tada se ubrzava unos podataka, jer su polja za iznose (bez pdv-a, pdv-a i iznosa s PDV-om) blokirana i ne mogu se naknadno mijenjati. U tom slučaju, iznos se računa samo kao umnožak količine i cijene, a nije moguće povratno preračunavanje cijene iz zadanog iznosa.
Jednom postavljen, ovaj parametar vrijedi za dokumente Račun, Račun-otpremnica i Ponuda iz grupe Prodaja te Otpremnica iz grupe Robno.
VRSTA CJENIKA
Prilikom učitavanja podataka o kupcu, program učitava i vrstu cjenika koja se primjenjuje za odabranog kupca, te u skladu s njim u dokument učitava osnovnu, ili jednu od dodatnih cijena.
POSEBAN CJENIK ZA KUPCA
Ako je dokumentom 'Poseban cjenik za kupca' definirana drugačija cijena za kupca, takva cijena biti će primjenjena u ovom dokumentu.
KOMERCIJALISTI
Korisnici koji koriste grupu Komercijalisti, na dokument upisuju i šifru komercijalista, kako bi mogli pratiti prodaju i po prodajnom osoblju.
UČITAJ IZ DATOTEKE
Pritiskom na gumb 'Učitaj iz datoteke', program će automatski učitati šifre roba i količine koje trebaju biti iskazane na dokumentu. Ova opcija je predviđena za korisnike koji u procesu prodaje koriste ručne bar-code terminale i putem njih unose podatke o artiklima i količinama koje su predmet p