Synesis

POSLOVNI SOFTWARE ZA RAD
U WINDOWS OKRUŽENJU

eRačun

 

Što je elektronički račun

Elektronički račun je račun koji je izdan i poslan primatelju isključivo u elektroničkom obliku.

U odnosu na klasični papirnati račun, elektronički račun ima sljedeće prednosti:

– Brzina dostave elektroničkog računa je svega nekoliko sekundi

– 100%-tna točnost dostave jer se takav račun ne može ‘izgubiti’ po putu

– Uvid u trenutak isporuke, jer pošiljatelj može vidjeti da li je primatelj ‘otvorio’ račun

– Automatsko knjiženje ulaznog računa, jer je račun u obliku kojeg knjigovodstveni software može pročitati i automatski knjižiti.

– Sigurno arhiviranje računa na serverima pružatelja usluge elektroničkog računa smanjuje broj registratora koje morate čuvati u vlastitom prostoru

– Jednostavnije pretraživanje, jer stare račune ne morate tražiti po raznim registratorima

– Bolja kontrola autorizacije, jer elektroničke račune može slati i primati samo osoba koja zna lozinku za prijavu u sustav elektroničkih računa

– Niži troškovi poslovanja, jer je elektronički račun danas jeftiniji čak i od poštanske marke.

Nepromjenjivost i izvornost elektroničkog računa

Da bi zadovoljio zakonske uvjete, elektronički račun mora biti takav da se u njegovom životnom vijeku od 11 godina (koliko se mora čuvati) može dokazati njegova izvornost i nepromjenjivost.

Račun poslan email-om u  PDF formatu, koji nije potpisan digitalnim certifikatom i nije ovjeren elektroničkim vremenskim žigom, nije valjani elektronički račun. Za tako izdan račun ne može se naknadno ustanoviti stvaran trenutak njegovog nastanka niti se može sa sigurnošću utvrditi da u njemu nisu naknadno mijenjani podaci.

S obzirom na složenost postupaka ovjere dokumenata digitalnim certifikatom i vremenskim žigom, kao i na složenost informacijskih sustava koji trebaju osigurati isporuku, čuvanje i nepromjenjivost arhive, samostalno izdavanje i čuvanje elektroničkih računa nije lagan zadatak za većinu tvrtki. Znatno je jednostavnije, i u konačnici jeftinije, koristiti gotova rješenja koja već postoje na tržištu.

eFAKTURA

eFAKTURA je sustav za slanje i primanje elektroničkih računa kojeg je izgradila tvrtka Mondo tera d.o.o iz Zagreba.

moj e-Račun

moj e-Račun  je sustav za slanje i primanje elektroničkih računa kojeg je izgradila tvrtka Elektronički računi d.o.o.  iz Zagreba.

 

Osnovne karakteristike oba sustava su sljedeće:

– Svaki elektronički račun ovjerava se certifikatom i vremenskim žigom i pohranjuje u bazu podataka koja osigurava sigurnost i nepromjenjivost podataka.

– Račun se šalje primatelju, koji ga može preuzeti putem web portala ili kroz software koji ima napravljenu integraciju (kao npr. program Synesis).

– Primatelju se dodatno email-om šalje obavijest o prispjelom računu.

– U trenutku kad primatelj ‘otvori’ račun, status računa se mijenja iz ‘poslan’ u ‘preuzet’, kako bi pošiljatelj znao da je račun stvarno zaprimljen.

ePortal

ePortal je nova funkcija u programu Synesis, a aktivira se pritiskom na tipku F5:ePortal. ePortal je zamišljen kao budući centar za sve oblike elektroničke komunikacije s vanjskim okruženjem, a u ovom trenutku u njemu se nalaze alati za pristup sustavima eFAKTURA i moj e-Račun.

ePortal omogućuje potpunu integraciju programa Synesis sa sustavima eFAKTURA i moj e-Račun, jer kroz njega možete primati i automatski knjižiti ulazne račune, te vidjeti sve poslane račune i njihov status (da li su računi poslani, pročitani, odbijeni,…).

Slanje računa iz programa Synesis

Kod sustava eFAKTURA, prilikom izrade računa, program će vam posebnom ikonom označiti partnere i račune koje možete poslati kroz sustav eFAKTURA.  Ako u ePortalu aktivirate opciju automatskog slanja elektroničkih računa, onda nećete niti morati voditi brigu o tome kako šaljete pojedini račun.

Kod sustava moj e-Račun, partnere kojima želite slati eRačune potrebno je ručno dodati na popis.

Prilikom naknadnog ispisa elektroničkog računa na papir, ispod naziva i rednog broja računa nalazi se oznaka da je račun poslan elektroničkim putem kao i njegov identifikacijski broj u sustavu eFAKTURA/moj e-Račun.

Automatsko knjiženje ulaznih elektroničkih računa

U programu Synesis, kod ulaznih elektroničkih računa, dovoljan je samo jedan klik na gumb ‘Knjiži URA’ i program automatski otvara novi dokument URA i u njega prebacije SVE PODATKE iz računa, nako čega ga je potrebno samo pospremiti. To je sve što treba napraviti da bi se proknjižio račun.

U popisu ulaznih elektroničkih računa, dodan je stupac ‘URA’ u kojem kod svakog računa stoji URA broj pod kojim je knjižen u programu Synesis. Na ovaj način vrlo lako možete utvrditi ima li još neki ulazni račun koji nije proknjižen u knjizi URA, jer takav račun neće imati svoj URA broj.

Knjigovođama napominjemo da se članom sustava može postati čak i ako se ne šalju elektronički računi, nego se samo primaju. Primanje elektroničkih računa je besplatno, a njihovo knjiženje je potpuno automatizirano u programu Synesis. Ovo je velika prednost, posebno za knjigovodstvene servise, koji u sustavu mogu preuzimati račune za sve svoje klijente.

Što je potrebno napraviti

Za korištenje sustava eFAKTURA, potrebno je prvo izvršiti registraciju na stranicama www.efaktura.hr.

Za korištenje sustava moj e-Račun, potrebno je prvo izvršiti registraciju na stranicama www.moj-eracun.hr.

Kad dobijete podatke za pristup u sustav , u Synesis upišite korisničko ime i lozinku  i počnite koristiti sve prednosti elektroničkih računa.

Napominjemo da korištenje oba sustava predstavlja poslovno-pravni odnos isključivo između vas i tvrtke vlasnika sustava.

Pupilla d.o.o. napravila je integraciju programa Synesis sa sustavima eFAKTURA/moj e-Račun  kako bi svim svojim korisnicma omogućila da na najefikasniji i najjeftiniji mogući način koriste prednosti modernog elektroničkog poslovanja.