Dokument Početno stanje P služi za upis početnog stanja glavne knjige i saldakonta proračunskog korisnika. Iako se početno stanje može upisati i putem dokumenta Temeljnica P, preporučamo unos početnog stanja putem ovog dokumenta. Razlika je u tome što se u brutto bilancama početno stanje konta prepoznaje prema tome da li je upisano dokumentom 'Početno stanje P', a ne prema datumu dokumenta. Dakle, kad biste početno stanje glavne knjige upisali dokumentom Temeljnica P, u bruto bilanci iznos početnog stanja ne bi bio izdvojen u stupcu 'početno stanje', već bi bio uključen u stupac 'promet računa'.
Prilikom unosa početnog stanja, za konta koja imaju analitiku po kupcima i dobavljačima, nije dovoljno upisati samo sumarno početno stanje čitavog konta, već se mora upisati minimalno po jedna stavka za svakog pojedninog kupca (ili dobavljača) posebno.
Dokumentom Početno stanje P upisuju se podaci samo za konta iz bilančnih razreda (0,1,2 i 9). Konta iz ostalih razreda nisu dopuštena u ovom dokumentu.
RUČNI UNOS POČETNOG STANJA
U prvoj poslovnoj godini korištenja programa Synesis, početno stanje glavne knjige i saldakonta mora se upisati ručno. Unos podataka u dokument Početno stanje P je identičan unosu podataka u dokument Temeljnica P. Da biste mogli spremiti dokument Početno stanje P, saldo dokumenta mora biti nula. Ovo znači da se čitavo početno stanje glavne knjige sa svim stavkama saldakonta mora unijeti odjednom, kako bi dokument bio u ravnoteži.
Ukoliko vaše početno stanje ima mnogo stavaka i ne možete ga upisati odjednom (jer zahtijeva više sati rada), tada, da biste ga privremeno spremili, (i kasnije nastavili unos), otvoreni saldo privremeno proknjižite na neki konto, kako bi dokument bio u ravnoteži i dopustio spremanje podataka. Kasnije, kad nastavljate unos podataka, otvorite ponovo isti dokument, obrišite privremeno upisanu stavku kojom ste stvorili ravnotežu dokumenta, i nastavite s unosom podataka.
AUTOMATSKO OTVARANJE POČETNOG STANJA
U slijedećim poslovnim godinama, kada ćete u programu Synesis imati i podatke iz prethodne poslovne godine, dokumentom Početno stanje P mogu se automatski otvoriti početna stanja na temelju prometa računa iz knjige prethodne poslovne godine. Da bi dokument Početno stanje P automatski otvorio početna stanja, potrebno je u 'Podacima o knjizi' definirati 'knjigu prethodne poslovne godine'. Ako je ova knjiga definirana, tada će program automatski iz navedene knjige povući početna stanja. Prilikom automatskog prijenosa početnih stanja, dokument 'Početno stanje P' će iz prethodne godine prenijeti:
- saldo svih bilančnih konta (0,1,2 i 9) čija je analitika vrste 'nema je'
- sve otvorene stavke bilančnih konta (0,1,2 i 9) čija je analitika vrste 'kupci' ili 'dobavljači'
Dakle, prije nego se automatski učitavaju početna stanja iz knjige prethodne godine, potrebno je izvršiti zatvaranje svih stavaka u knjizi prethodne poslovne godine na kontima iz razreda 0,1,2 i 9.
Dokument Početno stanje P može se aktivirati i više puta. Na primjer, odmah nakon početka nove poslovne godine, možete dokumentom Početno stanje P povući sva početna stanja iz prethodne poslovne godine, za privremeno korištenje. Nakon što se tokom poslovne godine napravi završni račun za prethodnu poslovnu godinu i izvrši zatvaranje svih stavaka u prethodnoj poslovnoj godini, u knjizi tekuće poslovne godine se privremeno početno stanje obriše, a zatim ponovo generira novo, konačno početno stanje.
Automatsko generiranje početnog stanja aktivira se samo u slučaju kad je u 'Podacima o knjizi' definirana knjiga prethodne godine, i to nakon što upišete datum dokumenta Početno stanje P.