Račun HD je dokument za odjavu gosta uz istovremenu izradu računa za hotelske usluge zaračunane u stranoj valuti.
VRSTA RAČUNA
Računi se mogu izdavati za svakog gosta pojedinačno, zbirno za sve goste u jednoj sobi, ili zbirno za čitavu grupu gostiju. Vrstu računa birate tako što u polju 'Vrsta računa' odaberete jednu od ponuđenih vrijednosti: individualni, za sobu ili za grupu.
RAČUN ZA JEDNOG GOSTA
Ako odaberete individualni račun, tada se u polje 'broj prijave' upisuje broj prijave gosta za kojeg radite račun. Program će automatski učitati podatke o boravku gosta na temelju dokumenta Prijava gosta.
RAČUN ZA SOBU
Ako odaberete račun za sobu, tada se u polje 'broj sobe' upisuje broj sobe za koju radite račun. Program će automatski učitati podatke o svim gostima za odabranu sobu.
RAČUN ZA GRUPU GOSTIJU
Ako odaberete račun za grupu gostiju, tada se u polje 'šifra grupe' upisuje šifra grupe gostiju za koju radite račun. Program će automatski učitati podatke o svim gostima za odabranu grupu gostiju.
KOMBINIRANI RAČUNI
Ukoliko imate grupu gostiju koja želi zajednički račun za sve goste osim, npr. jednoga od njih, tada ćete prvo napraviti individualni račun za odabranog gosta, a nakon toga račun za grupu gostiju. Na tako napravljenom računu, gost koji je već prethodno dobio individualni račun, neće biti iskazan s ostatkom grupe. Isto vrijedi i kod računa za sobu.
Ako je za odabranog gosta (sobu ili grupu gostiju) već napravljen Račun H, Račun HD ili Odjava gosta, tada program neće učitati nikakve podatke, već će javiti da je gost odjavljen.
Prilikom izrade računa, program neće izvršiti automatski obračun troškova smještaja prema cjeniku smještaja koji je odabran prilikom prijave gosta, već se troškovi smještaja obračunavaju putem tablice 'Hotelskih usluga'. Ove usluge prethodno moraju biti definirane dokumentom 'Ostale usluge', u kojem je moguće za svaku uslugu zadati cijenu i u eurima. Na ovaj način, korisnici mogu izdati devizni račun za bilo koju vrstu usluge, i po bilo kojoj cijeni, uključujući i dodatne usluge, ukoliko ih ima.
Cjene usluga smještaja koje su definirane dokumentom 'Cjenik smještaja', i koje se obračunavaju na dokumentu Prijava gosta, nemaju nikakav utjecaj na iznos računa HD, budući da su one izražene u kunama. Preračunavanje kunske cijene na EUR po tečaju nije prihvatljivo, budući da većina hotela ima fiksne cijene prema inozemstvu. Stoga je kao najjednostavnije rješenje odabran ručni unos i obračun smještaja putem 'Ostalih usluga', koje osim kunske cijene mogu imati definiranu i cijenu u stranoj valuti.
BORAVIŠNA TAKSA
Račun HD automatski vrši obračun boravišne takse. Obračun se vrši u kunama, a konačni iznos preračunava se u stranu valutu i dodaje na ukupan iznos računa.
NAČIN PLAĆANJA
Način plaćanja može biti 'Gotovinsko ili 'Doznakom'.
Oznaka 'Gotovinski' postavlja se u slučajevima kada je riječ o uplati na recepciji, dok se 'Doznaka' postavlja u slučajevima kada se boravak gosta plaća doznakom na devizni račun hotela.
TIP RAČUNA I UPIS NAZIVA TVRTKE
Ukoliko je odabran tip računa 'Doznaka', tada je obavezno upisati podatke o tvrtki na koju glasi račun. Ovi podaci prethodno moraju biti upisani u šifrarnik partnera, dokumentom Partner (grupa Osnovni podaci).
ISPIS POZIVA NA BROJ
Prilikom ispisa računa, moguće je ispisati i poziv na broj kojeg kupac treba upisati na nalog za plaćanje. Da bi poziv na broj bio ispisan na računu, potrebno je na ekranu za postavke ispisa, staviti kvačicu u polje 'Ispis poziva na broj'.
Poziv na broj generira se automatski, a sastoji se od tri dijela koji imaju slijedeću strukturu:
Šifra_Partnera - Broj_dokumenta - Tip_Računa
Šifra_Partnera predstavlja šifru partnera iz dokumenta Partner.
Broj_Dokumenta predstavlja redni broj računa.
Tip_Računa označava o kojem se računu radi
Za dokument Račun HD, tip računa je '32'.
AUTOMATSKO KNJIŽENJE
Dokument Račun EUR-H automatski knjiži:
- Financijsko
- Konto zaduženja recepcije za ostvareni promet