Synesis

POSLOVNI SOFTWARE ZA RAD
U WINDOWS OKRUŽENJU

eFAKTURA

 

Što je elektronički račun

Elektronički račun je račun koji je izdan i poslan primatelju isključivo u elektroničkom obliku.

U odnosu na klasični papirnati račun, elektronički račun ima sljedeće prednosti:

– Brzina dostave elektroničkog računa je svega nekoliko sekundi

– 100%-tna točnost dostave jer se takav račun ne može ‘izgubiti’ po putu

– Uvid u trenutak isporuke, jer pošiljatelj može vidjeti da li je primatelj ‘otvorio’ račun

– Automatsko knjiženje ulaznog računa, jer je račun u obliku kojeg knjigovodstveni software može pročitati i automatski knjižiti.

– Sigurno arhiviranje računa na serverima pružatelja usluge elektroničkog računa smanjuje broj registratora koje morate čuvati u vlastitom prostoru

– Jednostavnije pretraživanje, jer stare račune ne morate tražiti po raznim registratorima

– Bolja kontrola autorizacije, jer elektroničke račune može slati i primati samo osoba koja zna lozinku za prijavu u sustav elektroničkih računa

– Niži troškovi poslovanja, jer je elektronički račun danas jeftiniji čak i od poštanske marke.

Nepromjenjivost i izvornost elektroničkog računa

Da bi zadovoljio zakonske uvjete, elektronički račun mora biti takav da se u njegovom životnom vijeku od 11 godina (koliko se mora čuvati) može dokazati njegova izvornost i nepromjenjivost.

Račun poslan email-om u  PDF formatu, koji nije potpisan digitalnim certifikatom i nije ovjeren elektroničkim vremenskim žigom, nije valjani elektronički račun. Za tako izdan račun ne može se naknadno ustanoviti stvaran trenutak njegovog nastanka niti se može sa sigurnošću utvrditi da u njemu nisu naknadno mijenjani podaci.

S obzirom na složenost postupaka ovjere dokumenata digitalnim certifikatom i vremenskim žigom, kao i na složenost informacijskih sustava koji trebaju osigurati isporuku, čuvanje i nepromjenjivost arhive, samostalno izdavanje i čuvanje elektroničkih računa nije lagan zadatak za većinu tvrtki. Znatno je jednostavnije, i u konačnici jeftinije, koristiti gotova rješenja koja već postoje na tržištu.

eFAKTURA

eFAKTURA je sustav za slanje i primanje elektroničkih računa kojeg je izgradila tvrtka Mondo tera d.o.o iz Zagreba. Osnovne karakteristike eFAKTURE su slijedeće:

– Svaki elektronički račun ovjerava se certifikatom i vremenskim žigom i pohranjuje u bazu podataka koja osigurava sigurnost i nepromjenjivost podataka.

– Račun se šalje primatelju, koji ga može preuzeti putem web portala ili kroz software koji ima napravljenu integraciju sa sustavom eFAKTURA (kao npr. program Synesis).

– Primatelju se dodatno email-om šalje obavijest o prispjelom računu.

– U trenutku kad primatelj ‘otvori’ račun, status računa se mijenja iz ‘poslan’ u ‘preuzet’, kako bi pošiljatelj znao da je račun stvarno zaprimljen.

– U slučaju da osporava račun, primatelj u roku od 7 dana može odbiti račun, a u tom slučaju status računa se mijenja u ‘odbijen’.

– Kad je račun jednom poslan u sustav eFAKTURA, više se ne može mijenjati niti brisati.

– Račun s istim brojem ne može biti dva puta poslan u sustav eFAKTURA.

– Račun za primatelja koji nije u sustavu eFAKTURA neće biti prihvaćen, niti se smatra poslanim.

Cijena slanja jednog elektroničkog računa je 2,20 kn (bez PDV-a). Ova cijena uključuje i čuvanje računa za pošiljatelja, slijedećih 11 godina na informacijskom sustavu eFAKTURA.

Primanje elektroničkih računa za primatelja je besplatno, ali ako primatelj također želi čuvanje ulaznih elektroničkih računa slijedećih 11 godina, to se plaća 0,33 kn po računu (za svih 11 godina). Ako primatelj ne ugovori čuvanje, onda se ulazni računi čuvaju samo do kraja slijedeće godine u odnosu na godinu kad je izdan račun. Primatelji mogu i sami arhivirati račune na mediju po vlastitom izboru, ali tada je odgovornost za digitalnu arhivu na strani primatelja.

ePortal

ePortal je nova funkcija u programu Synesis, a aktivira se pritiskom na tipku F5:ePortal. ePortal je zamišljen kao budući centar za sve oblike elektroničke komunikacije s vanjskim okruženjem, a u ovom trenutku u njemu se nalaze alati za pristup sustavu eFAKTURA.

ePortal omogućuje potpunu integraciju programa Synesis sa sustavom eFAKTURA, jer kroz njega možete primati i automatski knjižiti ulazne račune, te vidjeti sve poslane račune i njihov status (da li su računi poslani, pročitani, odbijeni,…).

U ePortalu također možete vidjeti popis svih vaših partnera koji su ušli u sustav eFAKTURA, ali i onih koji to još nisu učinili. Takvim korisnicima automatski možete poslati pozivnicu da se uključe u sustav kako biste i s njima mogli brže, jednostavnije i jeftinije razmjenjivati račune.

Slanje računa iz programa Synesis

Kad se uključite u sustav eFAKTURA, prilikom izrade računa, program će vam posebnom ikonom označiti partnere i račune koje možete poslati kroz sustav eFAKTURA.  Ako u ePortalu aktivirate opciju automatskog slanja elektroničkih računa, onda nećete niti morati voditi brigu o tome kako šaljete pojedini račun. U tom slučaju, prilikom prikaza računa na ekranu (prije ispisa), kad pritisnete tipku enter, račun će biti automatski:

– Ispisan na papir, ako primatelj nije u sustavu eFAKTURA
– Biti poslan u sustav eFAKTURA, ako je primatelj član sustava

Također, dodatnom opcijom možete uključiti i automatski ispis jedne papirnate kopije elektroničkog računa koji se šalje u sustav eFAKTURA. Ovu opciju smo dodali zato što će u početku vjerojatno samo jedan dio vaših partnera biti spreman primati elektroničke račune, pa će ostatak računa i dalje biti u papirnatom obliku. Pretpostavljamo da ćete u takvoj situaciji željeti imati jedinstven pregled svih izdanih računa, pa ćete u početku i elektroničke račune ispisivati na papir kako bi papirna arhiva imala jedinstven niz svih rednih brojeva računa. Kad jednog dana elektronički računi postanu pretežiti način poslovanja, ova opcija vjerojatno više neće biti potrebna.

Prilikom naknadnog ispisa elektroničkog računa na papir, ispod naziva i rednog broja računa nalazi se oznaka da je račun poslan elektroničkim putem kao i njegov identifikacijski broj u sustavu eFAKTURA.

Automatsko knjiženje ulaznih elektroničkih računa

U programu Synesis, kod ulaznih elektroničkih računa, dovoljan je samo jedan klik na gumb ‘Knjiži URA’ i program automatski otvara novi dokument URA i u njega prebacije SVE PODATKE iz računa, nako čega ga je potrebno samo pospremiti. To je sve što treba napraviti da bi se proknjižio račun.

U popisu ulaznih elektroničkih računa, dodan je stupac ‘URA’ u kojem kod svakog računa stoji URA broj pod kojim je knjižen u programu Synesis. Na ovaj način vrlo lako možete utvrditi ima li još neki ulazni račun koji nije proknjižen u knjizi URA, jer takav račun neće imati svoj URA broj.

Knjigovođama napominjemo da se članom sustava eFAKTURA može postati čak i ako se ne šalju elektronički računi, nego se samo primaju. Primanje elektroničkih računa je besplatno, a njihovo knjiženje je potpuno automatizirano u programu Synesis. Ovo je velika prednost, posebno za knjigovodstvene servise, koji u sustavu eFAKTURA mogu preuzimati račune za sve svoje klijente.

Dodatna pogodnost ovakvog načina rada je i u činjenici da su ulazni računi istovremeno vidljivi i u knjigovodstvenom servisu (kroz program Synesis), ali i klijentu knjigovodstvenog servisa, jer ih i on može preuzimati putem web portala sustava eFAKTURA. Na ovaj način se izbjegavaju problemi sa zaboravljenim ulaznim računima od strane klijenta.

Što je potrebno napraviti

Da biste postali korisnikom sustava eFAKTURA, potrebno je prvo izvršiti registraciju na stranicama www.efaktura.hr.

efakturalogo

Kad dobijete podatke za pristup u sustav eFAKTURA, u Synesis upišite korisničko ime i lozinku  i počnite koristiti sve prednosti elektroničkih računa.

Napominjemo da je eFAKTURA proizvod tvrtke Mondo tera d.o.o, pa njegovo korištenje predstavlja poslovno-pravni odnos isključivo između vas i tvrtke Mondo tera d.o.o.

Pupilla d.o.o. napravila je integraciju programa Synesis sa sustavom eFAKTURA kako bi svim svojim korisnicma omogućila da na najefikasniji i najjeftiniji mogući način koriste prednosti modernog elektroničkog poslovanja.

Pupilla je također postala član eFAKTURE

Za kraj, obavještavamo vas da smo i sami postali članom sustava eFAKTURA, te da ćemo svim našim korisnicima koji se uključe u sustav, račune od sada slati u elektroničkom obliku.